3.2.1 Mô tả công việc của từng nhân viên
Hiện nay nhiều vị trí cơng việc tại cơng ty chưa được mô tả rõ ràng, chi tiết cho từng cơng việc khơng có. Do đó, phịng hành chính-nhân sự cần phải kết hợp với các phòng ban khác để xây dựng các bản mô tả chi tiết và tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh công việc để giao việc được chính xác, hợp lý (phù hợp với
trình độ, khả năng chun mơn của nhân viên) và tránh lãng phí nguồn lực lao động. Bản mơ tả công việc cần nêu rõ các nội dung chủ yếu về: nhận diện cơng
việc, tóm tắt cơng việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, chức năng-trách nhiệm ngồi cơng việc, quyền hành của người thực hiện công việc, điều kiện làm
việc, phương tiện làm việc. Bản tiêu chuẩn công việc phải bao gồm những yếu tố chính như: trình độ văn hóa, chun mơn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm cơng tác, tuổi đời, sức khỏe, hồn cảnh gia đình.
Bảng 3.4: Bản mô tả công việc chuyên viên marketing
Công ty TNHH YUJIN VINA Bộ phận: Marketing
Chức danh công việc: Chun viên marketing Mã số cơng việc: # 260
Tóm tắt công việc
Thực hiện các vấn đề liên quan đến lĩnh vực marketing
Quan hệ công việc
Báo cáo trực tiếp cho Trưởng Phòng Marketing Báo cáo gián tiếp cho Giám Đốc Marketing
-74- Khách hàng Đối thủ cạnh tranh Trưởng Phòng Marketing Bộ phận Marketing Khách hàng Đối thủ cạnh tranh
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài
Khách hàng -Theo dõi đơn hàng; đánh giá năng
lực của khách hàng; lập chính sách marketing.
Đối thủ cạnh tranh -So sánh lợi thế cạnh tranh (về mẫu mã, chủng loại, giá cả) để có chiến
lược marketing phù hợp.
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên trong
Trưởng Phòng Marketing -Báo cáo công việc hàng tuần, chịu trách nhiệm về lượng đơn hàng và
lượng khách hàng mới.
Các bộ phận khác -Phối hợp với bộ phận XNK để thực hiện việc giao hàng được thuận lợi. -Phối hợp với bộ phận kế tốn để theo dõi cơng nợ khách hàng.
Quyền hạn
-Được đi công tác nước ngoài để tham quan, khảo sát cơ sở sản xuất kinh doanh và khả năng tài chính của đối tác.
-Được tiếp đón khách hàng đến cơng ty tham quan. -Được quyền chiết khấu cho khách hàng.
-75-
Điều kiện làm việc: Thường xuyên phải tiếp khách hàng ngoài giờ
Phương tiện làm việc: máy tính để bàn/laptop, máy tính cá nhân, điện thoại bàn/di
động, xe máy, được điều xe hơi khi đi tiếp khách.
Bảng 3.5: Bản tiêu chuẩn công việc chuyên viên marketing Stt Tiêu thức Mức độ Tiêu chuẩn
1 Kiến thức văn hóa, chun mơn
Cần thiết -Tốt nghiệp đại học chuyên ngành
marketing hoặc ngoại thương.
-Có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực marketing và ngoại thương.
Mong muốn -Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về các nguyên tắc marketing, ngoại thương. -Hiểu biết các kiến thức và quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương.
-Có khả năng đánh giá nhu cầu khách
hàng, đáp ứng những yêu cầu tiêu chuẩn
chất lượng và đánh giá được mức độ hài
lòng của khách hàng.
-Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng ISO, Six Sigma.
-Có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác (XNK, kế toán).
2 Ngoại ngữ Cần thiết -Thơng thạo Anh ngữ.
-76-
3 Vi tính Cần thiết -Sử dụng thành thạo Internet, Word, Excel, máy tính văn phịng và các thiết bị văn phịng khác.
Mong muốn -Acsess, Photograph.
4 Kinh nghiệm Cần thiết -3 năm công tác trong lĩnh vực marketing. Mong muốn -Có kinh nghiệm ngoại thương.
5 Các kỹ năng làm việc với con người
Cần thiết -Kỹ năng trình bày: rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp thu. -Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.
-Kỹ năng đàm phán với khách hàng.
-Biết quản lý thời gian làm việc của bản thân.
Mong muốn -Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết giúp đỡ người khác.
6 Tuổi đời Cần thiết -Từ 25-40 tuổi. Mong muốn -Từ 30-35 tuổi.
7 Sức khỏe Cần thiết -Sức khỏe đảm bảo để làm việc (thị lực và thị giác tốt, phát âm tốt), có thể đi cơng tác xa.
-77-
da, không đau ốm thường xuyên. 8 Phẩm chất cá
nhân
Cần thiết -Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh
thần trách nhiệm cao.
-Giữ bí mật kinh doanh của cơng ty.
-Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử
thách.
-Tự tin, linh hoạt.
-Văn minh, hòa đồng, cầu tiến. Mong muốn -Tác phong lịch lãm.
-Biết chấp nhận rủi ro trong kinh doanh.
3.2.2 Thách thức sự tư duy của nhân viên để tạo sự hứng thú trong công việc
Nếu nhân viên chỉ quanh quẩn lui tới với chừng đó những cơng việc bình
thường thì họ dễ chán nản. Theo đó, lãnh đạo trực tiếp cần phải nắm rõ nhu cầu, sở thích, sở trường của từng nhân viên để thực hiện sự thỏa mãn công việc của họ bằng cách tạo cơ hội cho họ thử sức những lĩnh vực mà họ quan tâm với sự thách thức cao để họ thể hiện bản thân mình. Thơng qua đó, cấp trên có thể đánh giá được năng lực của thuộc cấp để có chế độ khen thưởng hợp lý nhằm thể hiện sự quan tâm của công ty đối với người lao động và tạo nên sự tin tưởng của nhân viên. Đa phần mọi nhân viên nói chung, đặc biệt là những những viên giỏi nói riêng thì họ ln muốn
được chinh phục những khó khăn, thử thách và cảm thấy hãnh diện khi được lãnh đạo tin tưởng giao phó những trọng trách lớn lao. Do đó, lãnh đạo cơng ty cần phải
giao cho họ những cơng việc địi hỏi họ phải tư duy động não, sáng tạo và hỗ trợ khi cần thiết để khơi dậy sự nỗ lực và đam mê công việc cũng như sự tự hào bản thân.
-78-
sáng tạo hơn. Họ không chấp nhận việc làm mãi một công việc tẻ nhạt hay quá quen thuộc hằng ngày và nghỉ việc là giải pháp để mở sang một trang mới. Chính vì vậy, mặc dù lương bổng khá tốt, nhưng lại làm việc trong môi trường thiếu thử thách, phát triển sự sáng tạo, năng động đã làm cho các nhân viên giỏi tìm kiếm một nơi
làm việc mới phù hợp hơn:
-Khi một chuyên viên marketing đã thiết lập được mối quan hệ bền vững với lượng khách hàng cũ thì hằng năm cơng ty nên cử người đó đi nước ngồi tham gia các hội trợ triển lãm hàng tiêu dùng nhằm tìm kiếm đối tác mới để họ tiếp cận được với thị trường mới. Công ty nên giao cho những nhân viên quản lý chất lượng tìm tịi ra hệ thống quản lý chất lượng khác tốt hơn để bổ sung cho hệ thống ISO mà
công ty hiện đang áp dụng nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm (chẳng hạn như Six Sigma, Lean Manufacturing) cũng là để đào sâu chun mơn hơn cho nhân viên của mình. Vì hàng hóa mà cơng ty sản xuất là mặt hàng cao cấp nên một lỗi nhỏ trên sản phẩm cũng khó lịng được chấp nhận bởi khách hàng (như trầy, xước, hoen rỉ…).